Le temps perdu
Le temps consacré aux relances, à la ressaisie, à la recherche et au classement.
Repensez votre façon de travailler,
pour que l'IA y donne
des résultats mesurables.
Nous redessinons les processus des PME québécoises et y intégrons l'IA, en commençant par une tâche qui vous coûte déjà de l'argent.
Première rencontre sans frais · Avec vos logiciels actuels · Résultats mesurés avant et après
Points de départ
- Relances des comptes à recevoir
- Soumissions et commandes
- Classement des documents
- Rapports périodiques
- Suivi des taux contractuels
Constat
Notre conviction
Avant de parler d'IA, nous examinons comment le travail se fait chez vous.
Un outil d'IA impressionne en démonstration. Quelques mois plus tard, son effet sur les résultats reste difficile à démontrer. La cause tient rarement à l'outil : il a été ajouté à une façon de travailler qui, elle, n'a pas changé.
Situation actuelle
- Des demandes qui attendent une réponse
- Des relances faites à la main
- La même information saisie dans plusieurs logiciels
- Peu d'indicateurs pour en mesurer l'effet
Situation visée
- Un processus qui avance de lui-même jusqu'à la décision
- Des relances automatisées
- Une seule saisie, reprise partout
- Des indicateurs suivis avant et après
Mesure
Ce que nous mesurons
Ce que nous mesurons
avant et après
Nous établissons les chiffres de départ avant toute intervention. Les indicateurs se choisissent avec vous, selon le processus. Nous proposons d'abord ces trois indicateurs.
Le délai de bout en bout
Le temps écoulé entre la demande et le résultat livré, qu'il s'agisse d'une soumission, d'une commande ou d'une facture.
Les erreurs et les reprises
Les dossiers qui reviennent pour une correction ou une information manquante.
Schémas présentés à titre d'illustration. Les résultats ne sont pas promis à l'avance : ils sont mesurés sur votre processus.
Services
Ce que nous construisons
Ce que nous construisons
chez vous
Quatre volets, toujours à l'intérieur de vos opérations et avec vos logiciels actuels.
Un processus redessiné
Nous optimisons le processus en place avant d'y intégrer l'IA, pour ne pas automatiser ses détours.
Des agents sur mesure
Un agent est un programme qui exécute une étape précise du processus. Les vôtres fonctionnent dans vos propres comptes.
Exemple d'agentCe que l'agent exécute
Facturation et comptes à recevoirPrépare les factures, relance les retards et signale les cas à traiter.
Soumissions et commandesExtrait les commandes reçues par courriel ou en PDF et prépare les soumissions.
Classement des documentsNomme, classe et archive les documents selon vos règles.
Service clientTrie les courriels entrants et prépare les réponses aux questions fréquentes.
Contrôle de la qualitéRepère les écarts et les incohérences avant l'envoi.
RapportsRassemble les données et prépare vos rapports périodiques.
Décision et approbationToujours une personne de votre équipe.
Un fonctionnement en parallèle
Le nouveau processus fonctionne à côté de l'ancien. Chaque type de dossier bascule seulement lorsqu'il atteint les critères fixés ensemble à l'avance. L'ancien processus reste disponible tant que les chiffres ne l'ont pas remplacé.
La formation et le suivi
Nous formons les personnes concernées sur leurs propres dossiers, et la mesure se poursuit après la mise en service.
Approche
De la première rencontre
De la première rencontre
au suivi
Nous commençons par un seul processus. Le plan pour le reste de vos opérations vient seulement lorsque ce premier processus a fait ses preuves.
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Étape 01
La rencontre et le cadrage
Une première rencontre sans frais avec la direction : vos objectifs, et ce qui vous coûte déjà de l'argent. Ensuite, nous choisissons ensemble un premier processus, fixons les indicateurs et mesurons le point de départ.
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Étape 02
Le projet pilote
Nous redessinons ce processus et y intégrons l'IA. Il fonctionne à côté de l'ancien, et nous comparons. Au bout de 90 jours, nous vous présentons les résultats chiffrés.
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Étape 03
Le diagnostic et le plan
Lorsque le pilote a fait ses preuves, nous examinons une famille de processus de bout en bout. Nous chiffrons où le temps se perd et vous recommandons un ordre de priorité.
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Étape 04
Le déploiement
Nous étendons la démarche à d'autres processus, un à la fois. Vos équipes sont formées en atelier, sur leurs propres dossiers.
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Étape 05
Le suivi
Chaque mois, un rapport de valeur. Lorsqu'un indicateur dévie, nous corrigeons.
Méthode
Six principes
Six principes
qui ne changent pas
Une transformation ne réussit que si les employés en comprennent la raison d'être, sont motivés à y prendre part et veulent apprendre à travailler autrement. Nous construisons donc avec les personnes qui font le travail.
Redessiner avant d'automatiser
Intégrer l'IA à un processus déficient reproduit les mêmes erreurs, plus vite. Le temps se perd souvent dans l'attente et dans les transferts du dossier d'une personne à l'autre.
Des résultats mesurés
Nous établissons les chiffres de départ avant toute intervention. Sans eux, il serait impossible de démontrer le résultat.
En parallèle de l'existant
Le nouveau processus fonctionne à côté de l'ancien. La bascule se fait seulement lorsque les chiffres le justifient.
Le jugement reste humain
L'IA monte le dossier, le classe et signale ce qui ne concorde pas. L'approbation revient toujours à une personne de votre équipe.
Avec vos logiciels actuels
Nous travaillons avec les logiciels déjà en place. Aucune migration n'est requise pour commencer.
Votre savoir vous appartient
Les agents fonctionnent dans vos propres comptes. Les règles et les exceptions de votre entreprise sont consignées par écrit, chez vous : quand une personne quitte, son savoir reste. Vous conservez la documentation, et une personne de votre équipe apprend à tout entretenir.
Pour qui
Les PME québécoises
Les PME québécoises
de 5 à 50 employés
Les grandes entreprises bâtissent des équipes internes pour intégrer l'IA. Une PME n'a ni le temps ni le budget pour le faire. Nous jouons ce rôle pour elle : redessiner, construire, former et mesurer.
Chaque secteur a son vocabulaire, ses règles et ses périodes de pointe. Nous les documentons avant de commencer. Dans un cabinet comptable, par exemple, le dossier parvient au CPA monté et vérifiable, et le CPA conserve son jugement et sa signature.
Nous travaillons le mieux avec des entreprises qui :
- sont dirigées par une personne qui peut décider rapidement ;
- utilisent déjà des logiciels courants (QuickBooks, Acomba, Sage, Microsoft 365 ou Google Workspace) ;
- ont au moins une tâche confiée à l'externe, ou une tâche qui ne se fait pas faute de temps.
Qui sommes-nous
Vertical AI est une firme québécoise fondée par Steven Fleurent. Nous croyons que l'IA transformera la façon dont les entreprises travaillent au cours des prochaines années, et que les PME méritent d'en profiter autant que les grandes. Notre rôle : redessiner votre façon de travailler pour que ce changement donne des résultats concrets, mesurés, et qui vous appartiennent.
Paradigme Shift IA Inc. · Québec, Canada
Confidentialité et Loi 25
La transmission de renseignements personnels à un outil d'intelligence artificielle se décide avant toute mise en service. Nous vous accompagnons dans votre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et nous documentons le parcours des données.
Nous ne sommes pas conseillers juridiques. L'évaluation et la décision reviennent à votre organisation.
Questions fréquentes
Des réponses claires
Des réponses claires
avant de commencer
Par un seul processus qui vous coûte déjà de l'argent : une tâche confiée à l'externe, ou une tâche qui n'est pas faite et qui entraîne des pertes. Nous le choisissons avec vous à l'étape du cadrage.
Non. Nous travaillons avec les logiciels déjà en place, et aucune migration n'est requise pour commencer.
Non. L'IA monte le dossier, le classe et signale ce qui ne concorde pas. L'approbation revient toujours à une personne de votre équipe.
Cette question se règle avant toute mise en service. Nous vous accompagnons dans votre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et nous documentons le parcours des données. Nous ne sommes pas conseillers juridiques : l'évaluation et la décision reviennent à votre organisation.
Les agents restent en place : ils fonctionnent dans vos propres comptes, la documentation vous a été remise et une personne de votre équipe a appris à les entretenir.
Nous établissons les chiffres de départ avant toute intervention, puis le nouveau processus fonctionne à côté de l'ancien. La comparaison se fait sur les indicateurs choisis avec vous.
Ce que nous éliminons d'abord, ce sont les relances, l'attente et la ressaisie. Il reste à vos employés le travail de jugement, souvent le plus intéressant. Au début du mandat, nous rédigeons avec la direction une charte d'une page : ce qui reste humain, où ira le temps libéré, et les engagements envers l'équipe.
La première rencontre est sans frais. Le projet pilote est offert à un prix d'entrée, établi selon la valeur de la tâche visée. Nous vous présentons une proposition d'une page avant de commencer.
Rencontre
Un premier processus
Un premier processus
à mettre à l'épreuve ?
Dites-nous ce qui vous coûte du temps ou de l'argent en ce moment. Nous verrons avec vous si un premier processus s'y prête, et lequel.
Confidentialité
Vos échanges avec nous demeurent confidentiels.
Première rencontre
Choisissez le moment qui vous convient. Nous en profiterons pour comprendre le fonctionnement actuel de votre entreprise.
Planifier une première rencontreOu écrivez-nous à [email protected]